חשבת השכר "בילתה" 30 שעות בחודש למלא דוחות אקסל - היום עובד דיגיטלי עושה זאת בשבילה

בחברת מכירות שטח, מחלקת השכר הייתה מקדישה כל בוקר מעל לשעה וחצי למילוי דוחות הנוכחות של העובדים מאתמול. אחת העובדות הייתה "יושבת" על זה כל הבוקר, במקום לטפל במשימות חשובות אחרות.

כיום, באמצעות סוכני AI, התהליך כולו לוקח 5 דקות במקום שעה וחצי.

לפני כן, כל בוקר התחיל עבורה כך:

• כניסה למערכת הנוכחות הפנימית של החברה, והורדת דוח השעות של אתמול.
• "המרת" דוח השעות לקובץ אקסל עם נוכחות העובדים. שישה קבצים.
• את הקבצים הללו, צריך "לתרגם" לנוכחות בסוף החודש.
• לפי הנוכחות, בונים את תלושי השכר.

נכנסנו לעבודה, ובנינו סוכן AI שמכיר את נהלי החברה, מדיניות הנוכחות, עובדי המכירות בשטח, ואת ההעדפות של חשבת השכר. כמה ימים לאחר מכן, הוא נכנס לעבודה - מקבל את דוח השעות, מעדכן את האקסל, ומשאיר לחשבת רק לעבור ולאשר.

כשיש מקרה חריג, הסוכן "יודע" לפנות לחשבת השכר - ולאשר מולה את הפעולה הבאה והעדכון הנכון בקובץ.

התוצאה:

חשבת השכר לא צריכה "לשרוף" את הבוקר שלה על העתקת נתונים לקבצי אקסל.

הפוקוס והמצב המנטלי שלה ושל כל המעורבים בתהליך - עובר ל"מה שחשוב": במקום להתעסק בבירוקרטיה של מדידת נוכחות, החשבת מפוקסת על תלושי השכר ומקרי קצה, ושאר העובדים עסוקים במכירות ולא בלדאוג לחישוב נכון של השכר שלהם.

חסכנו לה שעה וחצי ביום, מעל ל-30 שעות בחודש, 360 שעות בשנה!

והכל בגלל קובץ אקסל שממולא אוטומטית.

איזה משימות "מעיקות" עליכם בעסק שהייתם שמחים להפוך לאוטומטיות?